Internes Kontrollsystem

    Analysieren und optimieren Sie Ihr Internes Kontrollsystem mit Hilfe von SRC

    Internes Kontrollsystem

    Wir unterstützen unsere Kunden bei der Einrichtung interner Kontrollmechanismen, bei der Bewertung ihrer bestehenden Strukturen, bei der Einrichtung einer internen Revisionsstelle oder bei der Weiterentwicklung bestehender interner Revisionsverfahren, um Sicherheit für ihre Aktivitäten zu erlangen. Wir optimieren Ihr internes Kontrollsystem, um ein System zu schaffen, das den bestmöglichen Nutzen und die definierte Qualität zu den geringsten Kosten bietet und alle Compliance-Anforderungen erfüllt.

    Alles, was Sie über ein internes Kontrollsystem wissen müssen

    Was ist ein Internes Kontrollsystem?

    Nach der Definition des Committee of Sponsoring Organizations (COSO) ist die interne Kontrolle ein Prozess, der eine hinreichende Gewähr dafür bieten soll, dass die Abläufe in einem Unternehmen effektiv und effizient sind, die finanziellen Angaben zuverlässig sind und die gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. 

    Die Beratung zu internen Kontrollsystemen hilft bei der Festlegung von IT-Mechanismen, die es einem Unternehmen ermöglichen, seine Prozesse effizient und effektiv zu gestalten: eine Regel, eine Richtlinie, ein Verfahren, eine Erklärung des Managements und mehr.

    Ziel eines Internen Kontrollsystems (IKS) ist es, durch die Schaffung geeigneter Organisationsstrukturen verschiedene organisatorische Maßnahmen systematisch und dem jeweiligen Unternehmensrisiko entsprechend zu kombinieren, um die Einhaltung bestehender Regeln und Richtlinien zu gewährleisten. Ziel ist es, Schaden vom Unternehmen und von externen Dritten abzuwenden.

    Neben der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und der Verhinderung von Diebstahl und Betrug durch Mitarbeiter können interne Kontrollen auch dazu beitragen, die betriebliche Effizienz zu steigern, indem sie die Genauigkeit und Aktualität verbessern.

    Welche Aufgaben können Teil der Beratung zum Internen Kontrollsystem sein?
    Das Interne Kontrollsystem wird nach einem risikobasierten Ansatz aufgebaut. Jede IKS-Beratung sollte Sie zu einem oder mehreren der folgenden Schritte anregen:
    • Festlegen der Unternehmensziele.
    • Identifizierung der damit verbundenen Schlüsselrisiken.
    • Entscheidung über die Kontrollen zur Bewältigung der Risiken.
    • Einrichtung eines Systems zur Umsetzung der erforderlichen Kontrollen, einschließlich regelmäßiger Rückmeldungen. 
    • Identifizierung von Verbesserungspotenzialen durch Analyse der bestehenden Prozesse.
    • Optimierung des Internen Kontrollsystems, um ein System zu schaffen, das den bestmöglichen Nutzen und die definierte Qualität zu den geringsten Kosten bietet und alle Compliance-Anforderungen erfüllt.
    Warum sind Unternehmen und Organisationen auf Interne Kontrollsysteme angewiesen?
    Für die Unternehmen ergeben sich aus der Implementierung dieser Lösungen unmittelbare Vorteile, eine Verringerung der mit der Einhaltung der Vorschriften verbundenen Risiken und eine Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses. Auch die Kosten für die Aufrechterhaltung eines IKS können langfristig gesenkt werden. Dementsprechend sollten sich Unternehmen auf ein internes Kontrollsystem verlassen, um Folgendes zu gewährleisten:
    • Ordnungsgemäße und effiziente Führung der Geschäfte, einschließlich der Einhaltung der internen Richtlinien.
    • Sicherung der Vermögenswerte des Unternehmens.
    • Verhinderung und Aufdeckung von Betrug und Fehlern.
    • Richtigkeit und Vollständigkeit der Buchführungsunterlagen.
    • Rechtzeitige Erstellung von Finanzinformationen.
    Warum lohnt sich eine Beratung zum internen Kontrollsystem?

    Die Ziele eines Internen Kontrollsystems beruhen auf dem Bedarf an interner Kontrolle im Rahmen des Risikomanagements und der Corporate Governance.

    Ein wirksames IKS ist eine solide Grundlage, auf der ein Risikomanagementsystem aufgebaut werden kann. Es führt dazu, dass die Gesamtkosten für die Einhaltung der Vorschriften gesenkt werden und eine gute Grundlage für ein wirksames Risikomanagement geschaffen wird. 

    Eine gut strukturierte IKS-Beratung ermöglicht:

    • Effektivität und Effizienz der Abläufe.
    • Verlässlichkeit der Finanzberichterstattung.
    • Einhaltung der geltenden Gesetze und Vorschriften.
    • Permanente Verbesserung von internen Kontrollen. Dazu zählen auch die Möglichkeiten manuelle Kontrollen zu automatisieren und detektive Kontrollen durch präventive Kontrollen zu ersetzen. Effizienzgewinne sind die Folge, da automatische Tests die Kosten für die Aufrechterhaltung des IKS erheblich senken können.
    • Verstärkte Standardisierung der Kontrollen.
    • Identifizierung von Verbesserungspotenzialen durch Analyse der bestehenden Prozesse.
    Was sind die Bestandteile eines internen Kontrollsystems?

    Ein Internes Kontrollsystem besteht aus fünf Komponenten. Jedes Unternehmen muss sich dieser Komponenten bewusst sein, wenn es ein IT-System entwickelt, ebenso wie jeder, der das System prüft. Die Bestandteile eines internen Kontrollsystems sind im Folgenden aufgeführt.

    1. Kontrollumfeld

    Dies ist die Einstellung der Unternehmensleitung und ihrer Mitarbeiter zur Notwendigkeit interner Kontrollen. Wenn die Kontrollen ernst genommen werden, trägt dies wesentlich zur Robustheit des internen Kontrollsystems bei. Neigt das Management hingegen dazu, das Kontrollsystem zu umgehen, ist es sehr wahrscheinlich, dass auch die Mitarbeiter die Kontrollen ignorieren. 

    2. Risikobewertung

    Hierbei handelt es sich um einen Prozess, bei dem das Unternehmen daraufhin überprüft wird, wo die kritischsten Risiken liegen, und dann Kontrollen entwickelt werden, um diesen Risiken zu begegnen. Diese Bewertung muss regelmäßig durchgeführt werden, um alle neuen Risiken zu berücksichtigen, die durch Veränderungen im Unternehmen entstehen. Dies ist besonders wichtig, wenn ein Unternehmen seine Produkte ständig ändert und andere Unternehmen erwirbt, da diese Aktivitäten erhebliche Änderungen der zugrundeliegenden Prozesse nach sich ziehen, die neue Risiken mit sich bringen.

    3. Kontrolltätigkeiten

    Hierbei handelt es sich um den Einsatz von Informationstechnologie und anderen Ressourcen, um sicherzustellen, dass geeignete Kontrollen eingerichtet werden und ordnungsgemäß funktionieren. So können beispielsweise IT-Systeme zur regelmäßigen Durchführung von Bestandsprüfungen und Prüfungen des Anlagevermögens vorhanden sein. Darüber hinaus kann es off-site Backups geben, um das Risiko von Datenverlusten zu minimieren.

    4. Information und Kommunikation

    Informationen über Kontrollen sollten dem Management rechtzeitig mitgeteilt werden, damit Defizite umgehend behoben werden können. Der Umfang der übermittelten Informationen sollte dem Bedarf des Empfängers angepasst sein. So sollten größere Kontrollverstöße sofort der obersten Führungsebene mitgeteilt werden, während kleinere Probleme auf einer niedrigeren Ebene der Organisation behandelt werden können.

    5. Überwachung

    Hierbei handelt es sich um eine Reihe von Verfahren, mit denen das Management prüft und bewertet, ob seine internen Kontrollen ordnungsgemäß funktionieren. Im Idealfall sollte das Management in der Lage sein, Kontrollmängel zu erkennen und Anpassungen zur Verbesserung des Kontrollumfelds vorzunehmen. 

    Wie kann die Beratung zum Internen Kontrollsystem durch SRC Consulting Ihnen helfen?
    Wir von SRC Consulting sind überzeugt, Sie in den folgenden Kernpunkten bestmöglich zu unterstützen:
    • IKS-Inventarisierung und -Analyse: Die SRC-Experten für interne Kontrollen beurteilen die Angemessenheit und Wirksamkeit der Kontrollen auf Unternehmensebene, der Geschäftsprozesskontrollen sowie der internen Steuerungs- und Überwachungssysteme.
    • IKS-Design inklusive IKS-Rahmenwerk, Handbuch, Kontroll- und Dokumentationsmodelle, Risikokontrollmatrizen und die Auswahl geeigneter IKS-Software.
    • Permanente Optimierung Ihres IKS.
    Benötigen Sie Beratung zum Internen Kontrollsystem?

    Unsere Welt verändert sich rasant. IT-Lösungen, die wir uns vor ein paar Jahren noch kaum vorstellen konnten, gehören heute zum Geschäftsalltag. Wir sehen zunehmend eine Entwicklung der künstlichen Intelligenz, um Risiken zu erkennen und zu managen, während die Automatisierung von Roboterprozessen und Hochleistungsdatenbanken Kontrollen anhand von Echtzeitinformationen ermöglichen.

    Die digitale Transformation ist der beste Weg, um das zentrale Ziel eines internen Kontrollsystems, nämlich Sicherheit, zu erreichen. Dabei ist es entscheidend, dass nicht nur ausgewählte Komponenten des IKS effektiv und effizient eingerichtet werden, sondern dass das IKS ganzheitlich betrachtet wird. 

    Im Rahmen von Projekten zur Verbesserung des internen Kontrollsystems unterstützen unsere Berater Unternehmen bei der Ermittlung und Bewertung von Risiken und der Sicherheit Ihrer Vermögenswerte. Auf der Grundlage dieser Risiken nehmen sie eine Bewertung der Angemessenheit der konzipierten internen Kontrollverfahren vor und überprüfen, ob diese Verfahren angemessen umgesetzt werden. Nach Abschluss dieser Bewertungen erstellen unsere Berater eine Dokumentation, in der die ermittelten Prozesse, Risiken und Kontrollen sowie etwaige Empfehlungen für Verbesserungen der internen Kontrollen auf der Grundlage führender Praktiken klar beschrieben werden.

    Das perfekte maßgescheniderte interne Kontrollsystem finden

    Ein systematischer Ansatz macht die Verwaltung von Vorschriften intelligenter, transparenter, effizienter und wesentlich kostengünstiger. Die Vereinfachung der komplexen Kontrollkriterien ist Teil unserer Expertise. Unsere Berater verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz beim Aufbau, Ausbau und der Optimierung Ihres internen Kontrollsystems. Die Befähigung des Kunden und maßgeschneiderte Lösungen sind unser Anliegen.
    Von Jaber Kakar

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